« Intégrez un Groupe international en forte croissance dont la réussite est déjà celle de ses 1 000 experts. Basés en France ou à l’étranger, ils interviennent dans les secteurs de pointe : pétrole et gaz, énergie nucléaire, aéronautique… »

Assistant Polyvalent H/F

Yutz - 57

Mission

Dans le cadre de votre fonction d'Assistant(e) au sein de notre Groupe IS, nous vous rappelons vos principales activités sous la responsabilité du Responsable IIW :
- Vous apportez le support aux missions assignées par l'IIW dans le cadre de la gestion administrative, financière, documentaire ainsi que du fonctionnement et de l'animation de l'association,
- Vous participez à certains projets de développement impliquant le secrétariat IIW,
- Vous pouvez être amené(e) à effectuer des présentations pour le compte de l'IIW.

Vos principales missions seront (liste non exhaustive) :
- Accueil téléphonique et physique,
- La préparation et l'envoi de courriers, fax, colis,
- Le classement et l'archivage des dossiers papiers et électroniques,
- La préparation des réunions : gestion du planning et de la logistique,
- La préparation de documents pour les réunions, participation à certaines réunions et rédaction de comptes-rendus,
- La mise à jour et l'amélioration des documents de référence en lien avec les tâches principales ainsi que des modèles bureautiques,
- La facturation et la relance client,
- Les commandes et la gestion des fournisseurs,
- Le suivi de la comptabilité, des reportings trimestriels et la préparation des audits en collaboration avec les services financiers du groupe IS,
- La préparation et l'envoi des documents fiscaux, la réponse aux demandes de l'administration fiscale,
- Le suivi et la mise à jour des documents administratifs de l'Association,
- L'organisation des renouvellements de mandats de Présidents de Commission, le comité de Direction, les délégués à l'Assemblée générale,
- L'organisation des appels à nomination, les dossiers de vote et les documents finaux relatifs aux prix décernés par l'IIW,
- La saisie des enregistrements dans la base de données, le support à la gestion et au développement de la base de données techniques,
- L'accueil téléphonique et être le contact principal pour les Sociétés Membres,
- La mise à jour du site web et la maintenance de son contenu, en particulier ceux liés au pays membres et aux prix,
- L'aide et le support aux utilisateurs du site web, en particulier les sociétés membres et les présidents de commission,
- Le support à la préparation des documents de communication,
- Le support à la communication électronique…

Profil

- Formation initiale Bac+2 ou Bac+3
- Expérience dans le domaine non exigée
- Sociabilité, facilité de contact et sens du service
- Polyvalence, autonomie, esprit d'initiative, bonne aptitude relationnelle
- Anglais : niveau C1 minimum
- Parfaite maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PPT, Outlook). La connaissance des outils Access, SharePoint est un plus.
- Intérêt pour les nouvelles technologies : nos interlocuteurs sont à l'international nous utilisons les outils de communication et d'information à distance (cloud, visio, web etc...)

1 000 collaborateurs

Présence dans 20 pays

auprès de 8 000 clients

Chiffre d'affaires 97 M€

6 métiers en synergie :

 Inspection

 Contrôles

 Expertise

 Formation & certification de personnels

 Recherche & Enseignement

 Certification entreprises & produits


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